Ein Projekt in Co-Creation mit dem Auftraggeber umzusetzen und die motivierende Erfahrung, wie gut die Zusammenarbeit gelaufen ist – das gab für unser SAP-Entwicklungsteam den Ausschlag, ihr Projekt „CoPlanungsprozess Neu / Business Warehouse auf SAP HANA“ für den diesjährigen Change Award einzureichen. Und der Einsatz hat sich gelohnt: Das Team rund um Andreas Gstöttner, Helmut Schwarz, Karin Sampl und Günther Höllbacher wurde im März mit der prestigeträchtigen Auszeichnung in der Kategorie „Culture“ prämiert.
Mit dem Change Award holen wir Projekte vor den Vorhang, die die strategische Neuausrichtung unseres Unternehmens in besonderer Weise unterstützen. Beim prämierten Projekt ging es darum, den Planungsprozess der Porsche Holding Salzburg zu modernisieren, zu vereinheitlichen und auf eine neue Basis zu stellen. Das ist aber nur nur ein Bestandteil eines ganzen Bündels an Projekten, die sich mit der Zukunft des Finanz-Bereiches unserer Holding-Mutter beschäftigen. Das Business Warehouse bildete den Ausgangspunkt, darauf folgte die Planung und schließlich das Reporting. Mit Hilfe einer gemeinsam mit SAP und der Porsche Holding erstellten Roadmap wurde die Entwicklung von SAP in Hinblick auf das Enterprise Resource Planning, das Business Warehouse und das Planungsmodul beleuchtet. Auf Basis dieser Erkenntnisse entschloss man sich, auf SAP BWonHANA umzustellen.
„Es spielt sich alles im Arbeitsspeicher ab“
SAP HANA ist eine neue Datenbanktechnologie von SAP, die seit einigen Jahren auf dem Markt ist. Durch ihren Aufbau und die so genannte „In-Memory-Technik“ unterscheidet sie sich von anderen Datenbanken. Die Daten zur Analyse und Verarbeitung werden hier nicht erst von der Festplatte in den Arbeitsspeicher kopiert; die Datenbank wird schon während des Bootens in den Arbeitsspeicher eingelesen. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt der gesamte Zugriff nur noch im Arbeitsspeicher. Dadurch erreicht man eine beschleunigte Datenverarbeitung und somit stark verkürzte Antwortzeiten, was der HANA-Datenbank einen merklichen Geschwindigkeitsvorteil bringt. Darüber hinaus bietet SAP HANA neben einem Hybridmodell aus zeilen- und spaltenorientiertem Datenzugriff auch eine entsprechende Komprimierung.
Auf diese HANA-Datenbank greift jetzt das Business Warehouse zu, das für Konsolidierung, Planung und das Reporting verwendet wird. Dank der schnellen Datenbank bietet es auch eine bessere Performance als das alte Modul. Für den Planungsprozess bedeutet das einen massiven Zeitgewinn. Das Modul Business Planning and Consolidation (BPC) wurde von SAP zusätzlich zu dem bereits bestehenden Modul für die Konsolidierung (SEM BCS) neu implementiert.
Projektleiter Helmut Schwarz präsentiert das Projekt vor der Jury des Change Awards
„Wir haben mit unseren Entwicklern den ganzen Planungsprozess neu aufgesetzt.“
Das Projekt umfasste somit zwei wesentliche Aspekte: Einerseits wurde die Datenbank von Oracle auf HANA umgestellt, andererseits wurden neue Planungsprozesse implementiert. An der Entwicklung dieser Prozesse war neben unseren SAP-Entwicklern und dem Fachbereich Finance Processes in der Porsche Holding auch die Firma CNT als externer Berater beteiligt. Bereits in der Vergangenheit hat sich die Zusammenarbeit mit dieser Firma bewährt, und diesmal brachte sie das BPC-spezifische Know-how ein.
Ein wesentliches Charakteristikum im Projekt war die Organisation in Co-Creation mit agilem Vorgehen. Bereits von Beginn an waren die Kolleg*innen im Konzerncontrolling und der Konzernbilanzierung in die technische Umsetzung mit eingebunden. In wöchentlichen Jour Fixes mit allen Beteiligten wurden jeweils aktuelle technische und fachliche Aspekte angesprochen, um rechtzeitig reagieren zu können. Zusätzlich wurden im Abstand von zwei bis drei Monaten sogenannte Retros abgehalten. Diese Review-Meetings stammen aus dem Scrum-Modell zur Projektabwicklung und dienen der Rückschau auf den bisherigen Verlauf. Beide Seiten, sowohl die Entwickler der Porsche Informatik, als auch die Experten aus dem Fachbereich konnten auf diese Weise wertvolle Einblicke in die Arbeit des Gegenübers gewinnen und davon im Verlauf der Umsetzung sehr profitieren.
„Einfacher, übersichtlicher und schneller.“
Mitte Juni war das Projekt abgeschlossen. Das Ergebnis für die Anwender ist ein von uns angepasstes Ad-In für Microsoft Excel, das auf das Business-Warehouse-System zugreift. In dieses Excel-Sheet werden die erwarteten Planwerte wie Einnahmen und Ausgaben für den betreffenden Zeitraum eingetragen. Das können mehrere Monate, aber auch Jahre sein. Aus diesen Daten errechnet das Tool schließlich die zu erwartenden zukünftigen Werte. Dabei werden auch verschiedene Szenarien, etwa Veränderungen in den Märkten, berücksichtigt. Was würde beispielsweise passieren, wenn ein Markt einbräche, wenn in einem Land plötzlich kaum mehr Autos verkauft würden? Mit diesem Tool können mögliche Auswirkungen auf die Porsche Holding eingeschätzt werden.
Derartige Gedankenspiele werden durch die HANA-Datenbank überhaupt erst ermöglicht. Aufgrund ihrer Geschwindigkeit kann etwa eine Zehnjahresplanung, die zuvor Stunden beansprucht hätte, in wenigen Minuten berechnet werden.
Letztendlich wurde der gesamte Planungsprozess in der Holding auf neue Beine gestellt. Angefangen bei der Kostenstellenplanung über die Budgetplanung, bis hin zur strategischen Planung ist nun alles unter einer einheitlichen Oberfläche zu finden. Alle Prozesse finden sich nun in einem neu gestalteten, anwenderfreundlichen, übersichtlichen Tool. Das bringt eine deutliche Erleichterung für die Anwender – was sie uns in ihren Rückmeldungen auch bestätigen.
Teamleiter Andreas Gstöttner und Projektleiter Helmut Schwarz im Interview
„Das eine war die Planung und jetzt geht’s ums Reporting“
Doch kaum ist das eine Projekt abgeschlossen, beginnt auch schon das nächste im Future-Finance-Kontext. Nachdem das Business-Warehouse-System implementiert und als intuitiver Prozess für den Benutzer gestaltet wurde, folgt nun das Business-Intelligence-Center. Dabei soll das komplette Konzernreporting aller Gesellschaften neu aufgesetzt und das Business-Warehouse-System als Single Source of Truth genutzt werden. Egal, ob operative Reports oder Managementreports erstellt werden sollen, das BW-System mit seiner HANA-Technologie soll konzernweit die einzige Datenquelle sein.
Das Kickoff für dieses Projekt ist bereits erfolgt, inzwischen sind wir mitten in der Analyse zur Klärung, wie SAP- und andere Systeme am besten an das Business Warehouse anzubinden sind und wie die Strukturierung und Datenbeschaffung aus diesen Systemen funktionieren soll.
Als Key Player sind wieder das Finance Processes sowie CNT als externer Berater mit dabei. Analog zum abgeschlossenen Projekt wird auch diesmal wieder in bewährter Weise mit Co-Creation und wöchentlichen Jour-Fixes gearbeitet. Die Termine sind bereits fixiert – das Projektteam ist motiviert und bereit für neue Erfahrungen.
„Es ist spannend, gemeinsam mit einer anderen Firma aus dem Konzern in die Zukunft zu gehen.“
Der Change Award in der Kategorie „Culture“, den das Team im März 2019 für dieses Projekt erhalten hat, ist eine wichtige Bestätigung seiner Arbeit. Die Jury überzeugte einerseits das Etablieren einer neuen Zusammenarbeitskultur zwischen dem Finanzbereich und dem SAP-Team auf Basis Co-Creation, andererseits aber vor allem auch die Tatsache, dass mit der neuen HANA-Technologie und den erheblich beschleunigten Zugriffszeiten auf Daten eine neue, auf Wertetreibern basierende Planungskultur für das gesamte Unternehmen ermöglicht wird. Auch von SAP wurde die Leistung gewürdigt und mit einem „Quality Award“ ausgezeichnet. Die Verleihung wird am 10.09.2019 im Palais Coburg in Wien erfolgen. Die Entwicklung gemeinsam mit allen Beteiligten hat sich bewährt. Durch die regelmäßigen Treffen und Diskussionen entstand ein Wir-Gefühl; die in vergangenen Jahren oft empfundene Trennung zwischen Porsche Informatik und Fachabteilung war aufgehoben. Jeder Erfolg wurde gemeinsam erreicht – und zum Abschluss auch gemeinsam gefeiert. Eine Schlüsselrolle kam dabei Kollegen aus dem Konzerncontrolling zu, die durch ihr Fachwissen als Betreuer fungierten.
Johann Lechner, der Leiter des Finanzwesens Group Finance in der Porsche Holding, war neben dem Resultat des Projekts gerade auch vom Vorgehen im Projekt und der engen Zusammenarbeit beeindruckt. Und diese Akzeptanz, gerade auch von Seiten des Konzern-Managements, ist für uns ein wertvolles Fundament für zukünftige Projekte.
SAP-Abteilungsleiter Norbert Reichl, Auftraggeber Johann Lechner und Philip Mandorfer, Gesamtprojektleiter des Planungsprozesses auf Seiten des Fachbereichs, freuen sich mit unserem Team über den Change Award.
(Mitarbeit: Lisa Oppacher, Wolfgang Brandner)
